Kallelse till extra bolagsstämma i Headsent AB (publ)

Aktieägarna i Headsent AB (publ), org.nr 556852-5843, ("Bolaget") kallas härmed till extra bolagsstämma onsdagen den 22 december 2021.

Styrelsen har beslutat att den extra bolagsstämman ska genomföras utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att utövandet av rösträtt endast kan ske genom att aktieägare förhandsröstar i den ordning som föreskrivs nedan. Information om de vid extra bolagsstämman fattade besluten offentliggörs onsdagen den 22 december 2021 så snart utfallet av röstningen är slutligt sammanställt.

Anmälan till stämman
Aktieägare som genom förhandsröstning önskar delta på den extra bolagsstämman ska:

• dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken tisdagen den 14 december 2021;
• dels anmäla sitt deltagande genom att avge sin förhandsröst enligt instruktionerna under rubriken Förhandsröstning nedan, så att förhandsrösten är Bolaget tillhanda senast tisdagen den 21 december 2021.

Förvaltarregistrerade aktier
För aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annan förvaltare gäller följande för att ha rätt att delta i stämman. Förutom att anmäla sig genom att avge sin förhandsröst, måste sådan aktieägare omregistrera sina aktier i eget namn så att aktieägaren är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per avstämningsdagen tisdagen den 14 december 2021. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering). Aktieägare som önskar registrera sina aktier i eget namn måste, i enlighet med respektive förvaltares rutiner, begära att förvaltaren gör sådan registrering. Rösträttsregistrering som av aktieägare har begärts i sådan tid att registreringen har gjorts av förvaltaren senast torsdagen den 16 december 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Förhandsröstning
Aktieägarna får utöva sin rösträtt vid bolagsstämman endast genom att rösta på förhand genom s.k. poströstning i enlighet med 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

För förhandsröstning ska ett särskilt formulär användas. Formuläret finns tillgängligt på Bolagets hemsida, www.headsent.com. Förhandsröstningsformuläret gäller som anmälan till den extra bolagsstämman.

Det ifyllda formuläret måste vara Bolaget tillhanda senast tisdagen den 21 december 2021. Det ifyllda formuläret ska skickas till Headsent AB (publ), Att: Sara Staxäng Jonsson, Extra bolagsstämma december 2021, Box 7715, 103 95 Stockholm. Ifyllt formulär får även inges elektroniskt. Elektroniskt ingivande kan ske genom att det ifyllda formuläret skickas med e-post till [email protected]. Om aktieägare förhandsröstar genom ombud ska fullmakt biläggas formuläret. Om aktieägare är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Aktieägare får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten (dvs. förhandsröstningen i sin helhet) ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av förhandsröstningsformuläret.

Förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman
2. Val av en eller två justeringspersoner
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Godkännande av dagordning
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Beslut om ändring av bolagsordningen
7. Stämmans avslutande

Förslag till beslut
Val av ordförande vid stämman (punkt 1)
Styrelsen föreslår att den extra bolagsstämman väljer Peo Lindholm, eller den som styrelsen utser vid hans förhinder, till ordförande vid stämman.

Val av en eller två justeringspersoner (punkt 2)
Till person att justera protokollet föreslås Mattias Ek eller, vid förhinder, den som styrelsen i stället anvisar. Justeringspersonens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna förhandsröster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Upprättande och godkännande av röstlängd (punkt 3)
Den röstlängd som föreslås godkänd under punkt 3 på dagordningen är den röstlängd som upprättas av Bolaget baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna förhandsröster, och kontrolleras av justeringspersonen.

Beslut om ändring av bolagsordningen (punkt 6)
Styrelsen föreslår att den extra bolagsstämman beslutar att ändra Bolagets bolagsordning enligt följande.

Styrelsen, eller den styrelsen därtill förordnar, föreslås äga rätt att vidta de smärre ändringar i beslutet ovan som kan föranledas av registrering därav hos Bolagsverket.

För beslut enligt ovan krävs biträde av aktieägare representerande minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid bolagsstämman företrädda aktierna.

Behandling av personuppgifter
För information om hur personuppgifter behandlas i samband med den extra bolagsstämman hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclear Sweden AB:s hemsida: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Övrigt
Aktieägarna äger rätt att begära att styrelsen och den verkställande direktören lämnar upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen för den extra bolagsstämman. Begäran om sådan upplysning ska skickas skriftligen till Headsent AB (publ), Att: Sara Staxäng Jonsson, Extra bolagsstämma december 2021, Box 7715, 103 95 Stockholm eller via e-post till [email protected] senast söndagen den 12 december 2021. Sådana upplysningar lämnas genom att de hålls tillgängliga hos Bolaget, och på www.headsent.com, senast fredagen den 17 december 2021. Upplysningarna skickas också inom samma tid till de aktieägare som så begär och uppger sin post- eller e-postadress.

Fullmaktsformulär, formulär för förhandsröstning och övriga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer att hållas tillgängliga på Bolagets hemsida www.headsent.com senast från och med onsdagen den 1 december 2021. Kopior av nämnda handlingar skickas även kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och därvid uppger sin postadress.

Headsent AB (publ)
Stockholm i november 2021
Styrelsen