Kallelse till årsstämma i Arctic Minerals AB (publ)

Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare, som låtit förvaltarregistrera sina aktier genom bank eller annan förvaltare, måste för att äga rätt att delta i stämman begära att tillfälligt föras in i aktieboken hos Euroclear Sweden AB i eget namn. Sådan registrering, s.k. rösträttsregistrering, måste vara verkställd onsdagen 22 maj 2019, vilket innebär att aktieägaren i god tid före detta datum måste underrätta förvaltaren härom.

Ombud
En aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman får utöva sin rösträtt vid stämman genom ett ombud med skriftlig, av aktieägaren daterad och undertecknad fullmakt. Bolaget tillhandahåller ett fullmaktsformulär för detta ändamål, vilket kan hämtas från Bolagets hemsida - www.arcticminerals.se. Fullmakten i original bör i god tid före stämman skickas till Bolaget under ovan nämnda adress. Företrädare för juridisk person ska också skicka in en bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandlingar.

Observera att särskild anmälan från aktieägaren att delta vid bolagsstämman ska ske även om aktieägaren önskar utöva sin rösträtt vid stämman genom ett ombud. Inskickat fullmaktsformulär gäller inte som anmälan till bolagsstämman.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Upprättande och godkännande av röstlängd
4. Framläggande och godkännande av dagordning
5. Val av en eller två justeringsmän
6. Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse
8. Beslut
  a) om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning
  b) om dispositioner beträffande vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen
  c) om ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören
9. Fastställande av arvode åt styrelsen och revisorn
10. Val av styrelse, styrelseordförande och revisor.
11. Tillsättande av valberedning
12. Beslut om ändring i Bolagsordning
13. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om emissioner
14. Beslut om bemyndigande för styrelsen att göra smärre justeringar i besluten
15. Stämmans avslutande

Det antecknas att bolagets valberedning utsågs på förskrivet sätt. En ledamot har under arbetet valt att lämna sitt uppdrag varvid valberedningen fortsatt sitt arbete med återstående ledamöter. Valberedningens förslag har därmed beslutats av Carl-Gustaf von Troil, Jan Lindahl och Krister Söderholm

Förslag till beslut och motiv för dessa i korthet

2. Val av ordförande vid stämman
Valberedningen föreslår att Claes Levin utses till ordförande vid stämman.

9. Fastställande av arvode åt styrelse och revisor
Valberedningen föreslår att, för tiden intill slutet av nästa årsstämma, ett styrelsearvode ska utgå om totalt 340 000 kronor, varav 100 000 kronor ska utgå till styrelsens ordförande och 60 000 kronor till envar av de övriga ordinarie ledamöterna Föreslagen ersättning till övriga ledamöter innebär en höjning med 10 000 kronor. Då Valberedningen föreslår att inte utse suppleanter i styrelsen har valberedningen inget arvodesförslag för suppleant. Om styrelseledamot erhåller ersättning för uppdrag som bolagets VD erhålles inget styrelsearvode för motsvarade tid. Ledamot som utför annat arbete åt bolaget utöver vad som ingår i uppdraget som styrelseledamot äger rätt att erhålla ersättning för sådant arbete enligt närmare beslut av bolagets styrelse. Vidare föreslås att arvode till revisorn ska utgå enligt godkänd räkning.

10. Val av styrelse
Valberedningen föreslår att Bolagets styrelse, för tiden intill slutet av nästa årsstämma, ska bestå av fem ordinarie ledamöter och ingen suppleant. Valberedningen föreslår att stämman till ordinarie styrelseledamöter väljer Peter Walker, Claes Levin, Hanne Markussen Eek, John Pedersen och Krister Söderholm samtliga genom omval. Peter Walker förslås väljas till styrelsens ordförande och Hanne Markussen Eek till vice ordförande.

Valberedningen föreslår, med ändring av tidigare beslut, att välja Lars Helgesson, Deloitte, till ny revisor för tiden intill slutet av den ordinarie bolagsstämman som hålls under fjärde räkenskapsåret efter valet.

Anledningen till byte av revisor är att Arctic Minerals koncernen har olika revisorer för moderbolaget och dotterbolaget Norrbotten Exploration AB och det förenklar om hela Koncernen har samma revisor och placerad där bolaget numera har sin administration.

11. Tillsättande av valberedning
Valberedningen föreslår att en valberedning inrättas inför årsstämman 2020. Valberedningen ska inför årsstämman 2020 arbeta fram förslag till beslut vad avser ordförande vid stämman, antalet styrelseledamöter som ska väljas av stämman, val av ordförande och övriga ledamöter i styrelsen, arvode till styrelsen och revisorn samt principer för utseende av valberedning.

Valberedningen ska bestå av fyra ledamöter vilka ska utses enligt följande. Envar av Bolagets två största aktieägare, per den 30 september 2019, ska äga rätt att utse en representant var, varav högst en får vara en styrelseledamot som är beroende i förhållande till Bolagets större aktieägare. Om bägge nämnda ägare önskar utse en representant som är styrelseledamot och beroende i förhållande till Bolagets större aktieägare ska ägare med störst innehav ges företräde. Om någon av de två största aktieägarna skulle avstå från sin rätt att utse en representant i valberedningen enligt ovan ska rätten övergå till den aktieägare som, efter dessa aktieägare, har det största aktieägandet i Bolaget. Den ledamot som utsetts av den största aktieägaren skall fungera som valberedningens ordförande och sammankallande. När ovan nämnda representanter har utsetts ska dessa tillsammans utse ytterligare två personer att ingå i valberedningen, varav minst en ska representera de mindre aktieägarna. Nämnda personer ska utses med beaktande av att en majoritet av valberedningens ledamöter inte ska utgöras av personer som även är ledamöter i Bolagets styrelse.

Valberedningens sammansättning ska offentliggöras så snart den utsetts och senast sex (6) månader före årsstämman 2020. Om en ledamot representerar viss ägare ska ägarens namn anges. Har de relevanta ägarförhållandena ändrats per utgången av det fjärde kvartalet 2019, ska valberedningens sammansättning, om möjligt och om så anses erforderligt av den sittande valberedningen, anpassas till de nya ägarhållandena. Lämnar ledamot valberedningen innan dess arbete är slutfört ska, om så bedömes erforderligt av den sittande valberedningen, ersättare utses av samma aktieägare som utsett den avgående ledamoten eller, om denne aktieägare inte längre tillhör de två (2) största aktieägarna, av den nya aktieägare som tillhör denna grupp. Eventuella kostnader som uppstår i nomineringsprocessen ska bäras av Bolaget.

12. Beslut om ändring av bolagsordning
Styrelsen föreslår att Bolagets bolagsordning, §2, ändras så att styrelsens säte skall var Stockholm (i stället för Uppsala) och att Bolaget även ska kunna hålla bolagsstämma i Östersund. Föreslagen ny lydelse:

§2
Styrelsen säte är Stockholms kommun i Stockholms län. Bolaget kan hålla stämma i Stockholm eller Östersund.

Anledningen till ändringen är att bolaget helt saknar koppling till Uppsala och att Stockholm därför bedöms som mer ändamålsenligt. Möjlighet att hålla bolagsstämma i Östersund motiveras av att bolagets administration under 2018 flytts till Östersund och bolaget har sin officiella postadress i Östersund.

13. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om emissioner
Styrelsen föreslår att den av årsstämman bemyndigas att vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästa årsstämma fatta beslut om nyemission av aktier och/eller emission av konvertibler och/eller teckningsoptioner mot kontant betalning och/eller med bestämmelse om apport eller kvittning eller annars med villkor och att därvid kunna avvika från aktieägarnas företrädesrätt, medförande en ökning av antalet aktier med högst 25 000 000 stycken. Syftet med detta bemyndigande är att skapa handlingsfrihet för finansiering av nya affärsmöjligheter inom befintlig verksamhet eller för utvidgad verksamhet i form av exempelvis företagsförvärv. För giltigt beslut krävs att aktieägare med minst två tredjedelar av de avgivna rösterna och vid stämman företrädda aktierna biträder beslutet.

14. Beslut om bemyndigande för styrelsen att göra smärre justeringar i besluten
Styrelsen föreslår att stämman beslutar om bemyndigande för styrelsen att göra de smärre justeringar av besluten enligt punkterna 13 ovan som kan visa sig nödvändiga vid exempelvis registrering av besluten hos Bolagsverket eller Euroclear Sweden AB. ____________________

Tillhandahållande av handlingar
Årsredovisning, revisionsberättelse och fullständiga förslag till beslut samt fullmaktsformulär kommer att hållas tillgängliga hos Bolaget från den 2 maj 2019. Kopior av handlingarna kommer att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på Bolagets hemsida www.arcticminerals.se. 

DEN 24 APRIL 2019

Arctic Minerals AB (publ) Styrelsen